（2025年3月更新）

为进一步规范研究生证补办流程，切实提升服务效能，简化办事流程，现将优化后的研究生证补办程序通知如下：

1、研究生申请：研究生登录学籍信息系统，在“研究生证补办”模块申请。

2、学院线上审核：各学院须于3个工作日内完成线上审核（注：审核记录将存档备查）。

3、材料提交：线上审核通过后，申请人须携带以下材料至所在学院办理：（1）本人近期一寸免冠照片1张；（2）有效身份证件（或校园一卡通）原件；（3）如委托他人代办，需提供申请人亲笔签名的委托书、双方身份证原件及复印件。

（注：具体办理时间及地点由各学院另行通知。）

4、核验信息：学院须对研究生证填写内容及照片进行审核，对信息不实者不予办理。证件内芯“领用日期”栏按实际办理日期填写。

5、补盖注册章：审核通过后，学院在研究生证上补盖注册章，同时在学籍信息系统中点“研究生证已补办”。

6、盖钢印和公章：研究生凭已盖注册章的研究生证，于工作时间前往“南京大学办公室”，在研究生证照片上加盖“南京大学”钢印并在乘车区间处加盖“南京大学”字样公章。

盖钢印：周一到周五，仙林校区行政南楼110室

盖公章：周一到周四，仙林校区行政南楼110室；周五，鼓楼校区办事服务大厅一楼。

7、其他事项：

根据《教育部办公厅关于进一步做好普通高等学校学生火车票优惠管理工作的通知》（教学厅函〔2023〕12号）文件精神，学生证是否粘贴优惠卡不再作为购票核验依据。如有特殊需求，可联系学院协助办理。 

如研究生证污损严重并影响使用，可按照上述流程携带原证及一寸免冠近照至所在学院更换新证。研究生无需在系统上申请，但需将污损的原证交还学院进行作废处理。

研究生院

2025年3月4日

研究生证填写与管理说明

一、信息填写说明

1.姓名

必须与身份证、学籍系统信息完全一致，使用规范汉字填写，不得使用简称、别名或英文名。

2.性别

填写“男”或“女”，与身份证信息一致。

3.学号

按学校统一编制的学号填写（如：522025XXXXXX），不得省略或修改。

4.学院

填写官方全称（如“人工智能学院”），不可简写为“AI学院”。

5.专业名称

以录取专业全称为准（如“计算机科学与技术”），不可省略。

6.领用日期

按实际领用时间（如补办，为补办时间）填写，统一格式，如“二〇二五年三月三日”。

7.入学年月

按实际入学时间填写，统一格式，如“二〇二五年九月”。

8.学制

以录取通知书标注的学制为准（如“3年制”），不可自行修改。

二、管理说明

1.证件照说明

近期免冠两寸正面彩色证件照，蓝底或白底，不得使用生活照、自拍照或过度修图照片。

2.管理注意事项

研究生就读学院应加强研究生证的管理，应在严格核实研究生信息后方可发放研究生证给研究生本人，并在新生入学教育、年级会议等环节强调研究生证管理要求。在研究生毕业、硕博连读转段、退学或转学时，原证件作废。

三、其他注意事项

1.填写工具

所有信息需使用黑色签字笔工整书写，禁止涂改、粘贴覆盖。

2.信息核对

研究生需在领取证件时准确填写并核对所有信息，如有错误需立即向就读学院申请更正。

3.证件使用

研究生证是本校在籍研究生的身份证明，填写研究生证必须规范、准确、真实。仅限本人使用，不得转借、涂改或伪造。